QM-System

Das Qualitätsmanagementsystem (QM-System) ist seit dem Jahr 2005 aufgebaut. Die QM-Dokumentation liegt nach den Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 vor. Die praxisspezifische Realisierung entspricht sowohl in der Dokumentation als auch in der praktischen Umsetzung den Anforderungen der Norm DIN EN ISO 9001:2015.

AUSZUG AUS DEM QM-HANDBUCH:

Qualitätsziele der Praxis:

Die Erfüllung der Tätigkeiten des Zentrums für Dermatopathologie, d.h. die zuverlässige Diagnostik / Beurteilung von Gewebeproben in der Humanmedizin, stellt hohe Anforderungen, denn:

  • Die Befunde können für menschliche Schicksale entscheidend sein.
  • Jede Gewebeprobe ist individuell, nicht mit anderen vergleichbar und nicht wiederholbar.
  • Jede Präparation muss sorgfältig und umsichtig erfolgen, damit alle Informationen über den Gewebezustand erkennbar werden.

Damit die von zuweisenden Ärzten erwartete Qualität der Dienstleistungen erreicht wird, verfolgt das Labor messbare und bewertbare Ziele. Das Labor stellt sicher, dass stets die erforderlichen Mittel und das geeignete Personal zur Verfügung stehen. Zur Vermeidung unnötiger Kosten sorgt es für transparente und effiziente Verfahren und Abläufe. Zur Sicherstellung der erforderlichen Kenntnisse und der qualitätsbewussten Einstellung der Mitarbeiter fördert es diese durch umfassende Einweisung, regelmäßige Information und anforderungsgerechte Schulung. Dies bedeutet:

  • 30 Tage vor Jahresbeginn stehen Jahresbudget, Investitions- und Personalplan fest.
  • 45 Tage nach Quartalsende sind anteilige Planabweichungen bekannt und ggf. erforderliche Maßnahmen eingeleitet.
  • Innerhalb von 7 Tagen nach Feststellung des Bedarfs sind erforderliche Einweisungen, Informationen, Schulungen veranlasst.

Die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems wird ständig verbessert und an neue Anforderungen angepasst. Dazu werden die Zufriedenheit der zuweisenden Ärzte und die Qualität der Begutachtungen laufend bewertet, Reklamationen dokumentiert und ausgewertet sowie das Bewusstsein der Mitarbeiter für die Selbstkontrolle und Eigenverantwortlichkeit gestärkt.

  • 10% der Befundungen der Normalhistologie werden durch interne Stichproben überprüft.
  • Bei externen Audits werden weniger als 6 Abweichungen festgestellt.
  • Die Reklamationsquote bei allen Befundungen liegt unter 0,5 Promille.
  • Jeder Mitarbeiter trägt mit mindestens zwei Vorschlägen/Jahr zur Verbesserung der Qualität der Dienstleistungen bei.
  • 95% aller Befundungen liegen innerhalb von 24 Stunden vor.

Erkannte Mängel werden unverzüglich beseitigt. Dies betrifft alle technischen Einrichtungen und organisatorischen Bedingungen, sämtliche materiellen und ideellen eigenen und beschafften Ressourcen, die aktuell verfügbaren Kenntnisse und Erfahrungen sowie alle sonstigen Umstände, die das Erbringen der Dienstleistungen des Zentrums für Dermatopathologie Freiburg in der erforderlichen Qualität behindern. Im Einzelnen bedeutet das:

  • Der Kenntnisstand von ärztlichen und nichtärztlichen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen wird im Austausch miteinander ständig geprüft; erkannte Defizite werden umgehend beseitigt.
  • Sollten Mängel an der technischen Ausstattung auftreten, werden diese unverzüglich behoben.
  • Chemikalien mit Verfalldatum werden geprüft und nur nach Freigabe durch die Laborleitung verwendet.
  • Die Voraussetzungen für die elektronische Befundübermittlung sind erfüllt.

Qualitätspolitik der Praxis:

Das Qualitätsmanagementsystem vom „Einsendelabor für Dermatopathologie“ orientiert sich an den Forderungen der Normen DIN EN ISO 9001 und EN 45004, den gesetzlichen Regelwerken sowie Vorgaben der Berufsverbände unter Beachtung der ethischen Vorgaben und Leitlinien. Indem das Labor diese dauerhaft und zuverlässig erfüllt, sichert es das qualitativ hohe Niveau der Dienstleistungen und damit den Bestand und die Weiterentwicklung des Zentrums für Dermatopathologie Freiburg.

Das Labor sieht darin seine primäre Verantwortung und in der Umsetzung geeigneter Qualitätsstandards den Schlüssel für eine erfolgreiche Institutsführung sowie die partnerschaftliche Kooperation mit Krankenhäusern/Kliniken bzw. überweisenden Ärzten.

Es verpflichtet sich,

  • alle entsprechenden Gesetze und Vorschriften einzuhalten.
  • ein Konzept der ständigen Verbesserung zu verfolgen und in Sachen Qualitätsmanagement ihre Management-Ressourcen optimal einzusetzen.
  • die Zielsetzungen in Sachen Qualitätsmanagement sowie ihre an diesen Zielvorgaben gemessene Leistung sowohl innerhalb der Gemeinschaftspraxis als auch gegenüber den zuweisenden Ärzten und allen anderen interessierten Parteien offenzulegen.
  • sicherzustellen, dass seine Aktivitäten sicher sind für Mitarbeiter, Patienten, Partnergesellschaften, externe Anbieter und Unterauftragnehmer oder sonstige Personen, mit denen es bei der Erbringung von Leistungen in Kontakt kommt.
  • eng mit seinen Auftraggebern, externen Anbietern und allen anderen Interessengruppen zu kooperieren mit dem Ziel, höchste Qualitätsstandards zu erreichen.
  • eine zukunftsorientierte Haltung einzunehmen in Bezug auf künftige Entscheidungen, die sich auf das Qualitätsmanagement auswirken können.
  • Chancen und Risiken zu bewerten und bei Bedarf Maßnahmen zu vereinbaren und umzusetzen.
  • die Mitarbeiter in den Anforderungen und Verantwortungsbereichen des Qualitätsmanagement gründlich zu schulen.

Qualitätspolitik ist Gemeinschaftsaufgabe. Jeder Mitarbeiter hat die Pflicht und das Recht, darauf hinzuwirken, dass Umstände, die die Erfüllung der Anforderungen der Qualitätspolitik verhindern, unverzüglich beseitigt werden. Dieses Qualitätsverständnis und Qualitätsbewusstsein ist Voraussetzung für die Qualität der Begutachtung und damit die Zufriedenheit der zuweisenden Ärzte und die Sicherheit der Patienten.

AUSZUG aus dem QM-AUDIT-BERICHT:

Die Institutsleitung hat ihre Q-Politik (Stand 23.07.2018) für verbindlich erklärt und implementiert. Die Q-Politik ist angemessen und bildet einen Rahmen für die jeweiligen Q-Ziele und orientiert sich an den Forderungen der DIN EN ISO 9001 sowie der EN 45004, den gesetzlichen Regelwerken sowie Vorgaben der Berufsverbände unter Beachtung der ethischen Vorgaben und Leitlinien. Sie verpflichtet alle Mitarbeiter zur ständigen Verbesserung des QM-Systems.

Zudem wurden organisationseigene übergeordnete Qualitätsziele erstellt und im QM-System abgelegt.

Die vorhandenen Prozesse in der Organisation wurden erkannt und festgelegt. Deren Abfolge und Wechselwirkung sind dargestellt, sie werden entsprechend gelenkt. Kundenanforderungen sowie gesetzliche und behördliche Forderungen werden im Institut erfasst, vermittelt und umgesetzt.

Der Geschäftsleitung ist es unter aktiver Beteiligung der Belegschaft gelungen, ein wirksames QM-System einzuführen und weiterzuentwickeln. Es wird von allen Beteiligten gelebt und als Instrument zur Erreichung der gesetzten Ziele eingesetzt.